Powiadomienie o nieobecności

JRK VLOG #074

Denerwuje mnie to, gdy ktoś ma tryb pracy zadaniowy, polegający na tym, że:

★ może z domu pracować,

★ komórka jest jego głównym kanałem łączności ze światem

i nagle taka osoba bierze sobie wolne, ale nie potrafi sensownie powiadomić świata wokoło niej, że sobie wzięła wolne.

Serwuj użyteczne informacje

Nie zrozum mnie źle. Każdy ma prawo i powinien odpoczywać. Na marginesie: im więcej się odpoczywa, tym lepiej się pracuje, dopóki się nie przekroczy takiej granicy, gdzie już przestaje się pracować :). Trzeba jednakże o tym sensownie poinformować świat.

Zatem, osoba z zadaniowym czasem pracy idzie sobie na urlop, no i ponieważ ma taki tryb pracy, że się nie pojawia w biurze, to nikt za nią nie poinformuje jej kontrahentów, że

halo, on dziś jest na urlopie!

Więc są dwie opcje: albo taka osoba się decyduje na to, że jeżeli jakiś klient do niej zadzwoni, no to ona jednak odbierze ten telefon, nawet na urlopie. Albo na tym telefonie powinna być nagrana jasna informacja:

dzień dobry, jestem na urlopie, zastępuje mnie Jan Kowalski.

Gdy ja jestem takim kontrahentem i do takiej osoby z zadaniowym czasem pracy dzwonię, to mnie niestety mało to obchodzi, czy ta osoba jest na spotkaniu czy ona jest na urlopie. Po prostu chcę się dodzwonić, przekazać albo uzyskać jakąś informację, uzyskać jakąś decyzję. Jeśli ta osoba nie odbierze mojego połączenia, założę zatem, że do mnie oddzwoni w przeciągu maksymalnie dwóch-trzech godzin.

Jak powiadamiać o nieobecności?

Jeśli chcesz mieć dobrą markę osobistą i profesjonalnie się komunikować ze światem, konieczne są dwie rzeczy podczas Twojej nieobecności:

★ automatyczna informacja typu "out of office" w telefonie, która zawiera imię, nazwisko i telefon osoby, która Cię zastępuje, oraz

★ to samo w mailu, dodatkowo z informacją o adresie email osoby, która Cię zastępuje - również jako powiadomienie "out of office".

W ten sposób upieczesz dwie pieczenie przy jednym ogniu. Po pierwsze: nikt już więcej nie będzie Ci zawracał głowy na urlopie! Po drugie: kontrahenci i klienci, którzy do Ciebie zadzwonią, nie poczują się wystawieni, porzuceni, olani. Zostawiłeś im informację kto jest zorientowany w Twoich projektach pod Twoją nieobecność. Wiedzą, kto im pomoże.