7 grudnia 2015 r. Mailbox, startup kupiony trzy lata temu przez Dropboxa za sto milionów dolarów, który stworzył bardzo popularną aplikację do poczty na iOS wyróżniającą się możliwością odłożenia emaila na później, poinformował że przestaje świadczyć usługi od końca lutego 2016.

Moją przygodę z poszukiwaniem najlepszego klienta poczty na smartfona rozpocząłem dawno temu, gdy podjąłem decyzję o przesiadce z Blackberry na iPhona. Poczta na Blackberry była bardzo fajna jak na tamte czasy i do dziś nikt nie stworzył wygodniejszej klawiatury do szybkiego pisania i bardziej intuicyjnej nawigacji w aplikacji. Jednakże świat idzie do przodu i oferta Appstore Apple'a oraz atrakcyjność samego telefonu sprawiły, że się przesiadłem na iPhona (wtedy 4S) - i nie żałuję.

Aplikacja do poczty wbudowana w system iOS to jednak porażka. W międzyczasie też zacząłem dostawać taką ilość poczty, że zaczęło mi brakować pewnych funkcji związanych z pocztą, takich jak:

  • współpraca na raz z Gmailem i MS Exchange (apka natywna to potrafi, fakt);

  • możliwość odłożenia emaila na później - nie zawsze przecież chcę się zająć od razu danym emailem;

  • możliwość jego szybkiej archiwizacji;

  • możliwość zapisu emaila w Evernote;

  • możliwość wyrzucenia emaila z inboxu i prerzucenia wraz z załącznikami do aplikacji z listą rzeczy do zrobienia, której używam.

Wczesne próby i rozczarowania

Mailbox by Dropbox

Zacząłem poszukowania i testowanie od Mailboxa - tego samego który został przeznaczony do zamknięcia. Od razu wydał mi się ciekawy poprzez możliwość odłożenia emaila na później (email znika z inboksu i pojawia się z powrotem za kilka dni, za tydzień, za miesiąc - zależnie od tego jak bardzo go odłożymy). Jakiś czas go używałem na swoim gmailowym koncie i było fajnie - niestety nie spodobało mi się zmuszanie mnie do używania zaproponowanej przez nich struktury etykiet w Gmailu oraz brak obsługi Exchange, który sprawiał że wciąż musiałem używać dwóch aplikacji do poczty.

Potem pojawił się na krótko Boxer, bardzo fajny klient poczty z zaawansowanym odkładaniem emaili na później i możliwością ustawienia aplikacji pod swoje preferencje (personalizacja gestów - bardzo wygodna rzecz!). Ale nie radził sobie dobrze z Exchange'em, więc skasowałem.

Przewinęły się też Spark Readdle'a, Mymail, na dłuższy czas zagościło Acompli.

Acompli

Tej aplikacji należy się osobny akapit (albo i dwa), bo był to pierwszy klient poczty, który sprawił że zacząłem mieć nadzieję, że może jednak idealna apka tego typu istnieje. Każda z poprzednich czegoś nie miała - albo trybu poziomego (landscape - spróbujcie napisać dłuższego emaila w trybie pionowym portrait, masakra), albo nie obsługiwała wcale Exchange, albo nie dawała możliwości załączania plików z Dropboxa (tylko linki). A Acompli potrafiło nie tylko to, ale też odkładało emaile na później i oferowało podgląd wszystkich załączników z danego konta pocztowego w jednej zakładce z możliwością załączenia ich do nowego maila! Miało też świetną funkcję listy ostatnio używanych kontaktów (widoczną na ilustracji powyżej) wraz z historią korespondencji, odbytych spotkań i plików wymienionych z daną osobą. Bardzo przydatne!

Acompli było wtedy najlepszym klientem poczty na iOS. Nie miało tylko jednej funkcji - integracji z moją ulubioną listą rzeczy do zrobienia Todoist. Chwilę potem Acompli zostało kupione przez Microsoft, przebrandowane na Outlooka i zepsute na tyle, że skasowałem (że wspomnę tylko zastąpienie listy ostatnio używanych kontaktów na chama wrzuconą pełną listą kontaktów posortowaną alfabetycznie - chciałbym spotkać gościa, który podjął tę decyzję, serio).

(ex-) Najlepszy klient poczty na smartfona

CloudMagic

(Poniższy opis CloudMagic pochodzi z grudnia 2015, od tamtego czasu trochę się zmieniło - w tym moje opinia na ten temat!)

~~A potem znalazłem CloudMagic. I to był koniec moich poszukiwań. Ta aplikacja ma wszystko: ~~

~~- pisanie maili w widoku poziomym, ~~

~~- obsługę draftów, ~~

- odkładanie emaili na później (aczkolwiek powinni to poprawić, bo emaile nie znikają z inboxu tylko się przypominają w odpowiednim czasie),

- integrację z moją ulubioną aplikacją do todo-list: Todoist, oraz z Trello, Evernote, Pocket i wieloma innymi - można email zapisać w Evernote, link w Pocket'cie albo z emaila zrobić kartę w Trello; ja używam integracji z Todoist do tworzenia nowych tasków (rzeczy do zrobienia) na podstawie maili,

- zarządzanie emailami za pomocą gestów: swipe w lewo i wybieram czy kasuję, czy archiwizuję czy też oznaczam jako nieprzeczytany,

- bardzo elegancki i czytelny interfejs,

- obsługę wielu typów kont pocztowych, ale przede wszystkim bez problemu działa z Gmailem i MS Exchange,

- możliwość ustawiania osobno powiadomień dla każdej ze skrzynek (mam wyłączone powiadomienia w obu :) ),

~~- załączanie plików z Dropboxa (a nie tylko linkowanie). ~~

~~Idealny klient poczty. ~~

Integracja CloudMagica z Todoistem

U mnie sprawdza się wyśmienicie połączenie CloudMagic i Todoist, gdyż jak sprawdzam pocztę to podejmuję decyzję:

- albo kasuję email od razu (czasami łącznie z kliknięciem w link unsubscribe),

~~- albo zapoznaję się z jego treścią i potem archiwizuję (gdy treść chcę sobie z jakiegoś powodu zachować), ~~

- albo wrzucam go do Todoista, bo będę się musiał nim zająć dziś lub jutro,

- albo odkładam go na później, jeśli powinienem się nim zająć później niż dziś lub jutro.

Potem zarządzam już listą zadań do wykonania w Todoiście. Polecam taki styl pracy! :)

Jeśli macie inne spostrzeżenia lub chcielibyście podzielić się swoim stylem pracy z pocztą email, zróbcie to w komentarzach poniżej.


No to gdzie ten naprawdę najlepszy klient mobilnej poczty!?

Jest marzec 2016, minęły 3 miesiące od reszty tego wpisu. CloudMagic sprawdzał się u mnie długo, ale w końcu nie wytrzymał próby czasu. Mam nowego kandydata na najlepszą apkę do poczty! Złożyło się na to kilka elementów:

  • o ile mój styl pracy pozostał prawie niezmieniony, o tyle brak możliwości prawdziwego odłożenia emaila na później w CloudMagic'u okazał się nie do wytrzymania na dłuższą metę;

  • przeglądanie Todoist'a jako podstawowego interfejsu poczty to jednak mało wygodna sprawa, mimo iż te emaile tam są z treścią i załącznikami, z możliwością nawet ich komentowania, no to nie, nie było to wygodne.

Najlepszym mobilnym klientem poczty jest Outlook! (stan na marzec 2016)

Serio, serio.

Pisałem wyżej o Acompli: używałem Acompli i bardzo lubiłem, potem kupił ich Microsoft i parę rzeczy zepsuli. A teraz większość naprawili.

W czym jednak Outlook jest wygodniejszy od konkurencji?

  • Możliwość podglądu wszystkich załączników z danego konta pocztowego w jedym widoku jest bardzo wygodna i bardzo przyspiesza pracę: szukasz dokumentów, ale nie pamiętasz kto Ci je wysłał? Bingo!

  • Możliwość otwarcia załacznika i od razu załaczenia go do nowej wiadomości (zamiast forwarda), ta funkcja jest idealna: dostałaś coś od koleżanki z zespołu, a teraz chcesz dalej wysłać, ale nie robiąc forwarda? Bingo!

  • Prawdziwe odkładanie emaili na później: email faktycznie znika z inboxu i pojawia się później na górze listy. Super. W CloudMagic niestety odpalało się tylko powiadomienie, a to stanowczo za mało.

  • Kalendarz w aplikacji i możliwość wysłania swojej dostępności z poziomu redagowania nowego emaila: ktokolwiek się dużo spotyka, wie jak bardzo to się przydaje. Aczkolwiek do samego obsługiwania kalendarza wolę Sunrise i dziwię się, że nie zaimplementowali go w całości, w końcu Sunrise to też Microsoft :)

  • Lista kontaktów: dalej nie przywrócili genialnej listy ostatnio używanych kontaktów znanej z Acompli, ale przynajmniej jak się już na tej pełnej liście kogoś znajdzie, to mamy od razu do wyboru zakładki z ostatnio odbytymi oraz przyszłymi spotkaniami z tą osobą, wymienionymi plikami z tą osobą i wymienionymi emailami - bardzo wygodne!

Jak przez te trzy miesiące zmienił się mój styl pracy z mailami? Nieznacznie, ale jednak:

  • Wróciłem do inbox zero, nie mogłem jednak znieść bałaganu w inboxie.

  • Mam dwa miejsca przechowywania maili: inbox (gdzie są rzeczy, które wymagają ode mnie pracy) oraz archiwum, gdzie są wszystkie inne emaile. Archiwum przeszukuję jak coś mi jest potrzebne.

  • Nie stosuję ani kategorii ani sortowania emaili wg folderów. Stosuję spójne nazywanie emaili (linijka subject) i wyszukiwanie.

  • Jeśli na jakiś email oczekuję odpowiedzi, oznaczam go flagą for followup i archiwizuję. Codziennie przeglądam oflagowane emaile i sprawdzam czy dostałem odpowiedzi na które czekam. Jest to o tyle wygodne, że obsługa folderów jest kłopotliwa mobilnie, a kategorii mobilnie nie ma. Na razie bardzo dobrze się sprawdza!

Ogólnie rzecz biorąc, Outlook na iOS jest świetny i pracuje się z jego pomocą szybko i bardzo wygodnie. Oczywiście lepiej byłoby zmusić wszystkich do używania Trello, Slacka i Todoista (na raz, zintegrowane), ale w polskiej rzeczywistości biznesowej na razie nie jest to możliwe: dla zbyt wielu ludzi email jest królem, a inni chowają się przed zmianą za regulacjami korporacyjnymi. Najwyraźniej musi jeszcze minąć parę lat! :)

A jak Wam idzie radzenie sobie z emailami? Jakie macie strategie?