Nie skazuj osób i firm, które chcą się z Tobą skontaktować, na niekończące się oczekiwanie na odpowiedź. Lepiej, żeby brzmiała ona „nie jesteśmy zainteresowani”, niż żeby w ogóle jej nie było.

#129

Ten wpis powinien rozpocząć cykl pod tytułem „Brak profesjonalizmu”. Odcinek pierwszy: „Nieodpowiadanie na maile”. To prawdziwa zmora dzisiejszych czasów. Ludzie są zbyt zajęci, żeby odpowiadać na maile, które spływają im na skrzynkę. I tak jak każdy może sobie pozwolić na brak odpowiedzi na maila prywatnego – ryzykując co najwyżej bycie posądzonym o złe maniery, tak ignorowanie maili zawodowych jest dużym błędem z punktu widzenia firmy, dla której się pracuje, lub którą się prowadzi.

Nieodpowiadanie na maile świadczy o złej organizacji. I generalnie robi złe wrażenie. Dlatego chcąc być profesjonalni powinniśmy ogarnąć ten temat. Żeby nie skazywać osób i firm, które chcą się z nami skontaktować, coś zaoferować lub zainicjować współpracę, na niekończące się oczekiwanie na odpowiedź. Lepiej, żeby brzmiała ona „nie jesteśmy zainteresowani”, niż żeby w ogóle jej nie było.

Jak sobie poradzić z nawałem maili w takim razie? Z pomocą przychodzi nam technologia:

★ po pierwsze: używaj CRMa; ja kiedyś używałem Cloze, to program, który będzie Ci przypominać o mailach, na które nie dostałeś odpowiedzi;

★ po drugie: używaj programu pocztowego, który też to potrafi, np. Newton – działa na Mac OS i iOS; maila, na którego nie było odpowiedzi przerzuca automatycznie do Inboxu po kilku dniach;

★ po trzecie: jeszcze lepiej będzie jak zrobisz tak, jak ja i będziesz korzystać z kilku narzędzi, które pomogą zorganizować Twój czas; ja korzystam w Newtona do przypomnień o wysłanych mailach, a z Todoist (połączonego z moim kalendarzem Google przy pomocy Zapier) do wizualizacji w jednym miejscu spotkań i rzeczy do zrobienia danego dnia.

To wszystko razem świetnie się sprawdza. Widzę w jednym miejscu cały mój plan zajęć i spotkań na dany dzień, a Newton przypomina o mailach. Szczerze polecam!