Pisałem niedawno o tym, że nie warto krzyczeć na współpracowników, bo to niekulturalne, niegrzeczne i się nie opłaca (tyle że mało który mobber ma na tyle rozwiniętą wyobraźnię, żeby sobie z tego zdawać sprawę).

Dziś opowiem Wam co warto i co się opłaca robić, nie tylko w kontekście managerskim i biznesowym. Okazywać ludziom szacunek.

Jak okazywać szacunek

Jak trafnie zauważył Jacek Santorski w rozmowie z Grzegorzem Sroczyńskim w Dużym Formacie - Polacy są głodni szacunku. Zatem, tym bardziej w Polsce warto szanować współpracowników, gdyż jest na tym polu jeszcze wiele do zrobienia i możemy się w dość łatwy sposób przyczynić do poprawienia naszego najbliższego otoczenia.

Jakie są cztery podstawowe sposoby okazywania szacunku współpracownikom?

Odpisuj na maile

1. Odpisuj na maile

Tylko tyle i aż tyle.

Zacznijmy od tego, że sposób w jaki każdy z nas zarządza swoją pocztą elektroniczną jest tylko i wyłącznie jego decyzją i jego odpowiedzialnością. Innymi słowy: to, że nie radzisz sobie ze swoja pocztą to nie wina spamerów i klientów (przesyłają takie niemożliwe do obrobienia ilości emaili!), tylko Twoja - zorganizuj po prostu swoje obrabianie poczty lepiej. Tak, możesz to poprawić. Tak samo jak możesz poprawić to, jak traktujesz sprzedawcę w sklepie czy taksówkarza (pardon, kierowcę Ubera!), co z resztą jest wskazówką poziomu Twojej kultury. Proste?

Email jest na tyle powszechnym kanałem komunikacyjnym, że to w jaki sposób ktoś "ogarnia" swoją pocztę wskazuje bez pudła poziom zorganizowania tej osoby oraz przy okazji jej stosunek do ludzi.

W firmie, jeśli nie odpiszesz na maila wewnętrznego w przeciągu 4h, oznacza to, że nie szanujesz swojego kolegi z pracy. I nie mów mi, że się nie da - jak będziesz chciał, to się da. Jeśli będziesz na spotkaniu biznesowym, to będziesz miał komórkę z mailem w kieszeni. Jeśli na wakacjach - ustaw sobie "out of office", do cholery!

Cztery godziny to nie jest mało - przecież nie chodzi o odpisanie od razu kompletnie i merytorycznie - ale odpisz, dając do zrozumienia, że otrzymałeś wiadomość i podaj kiedy się zajmiesz tym, o czym jest mowa w mailu. To kosztuje zazwyczaj 30 sekund czasu, a pokazuje drugiej osobie, że ją szanujesz. Proste? Proste.

I jeszcze jedno: jeśli jesteś managerem i nie odpisujesz na maile od swoich pracowników, to jesteś niewychowany i jesteś kiepskim managerem.

Przychodź na spotkania o czasie

2. Przychodź na spotkania o czasie

Spotkania z natury rzeczy są złodziejami czasu i należy ich unikać jak ognia, ale czasami nie da się inaczej wprowadzić w temat większej ilości ludzi na raz albo dowiedzieć się co się dzieje w projekcie. Nie każdy niestety jest na tyle nowoczesny, że używa Slacka, choć z każdym dniem to się na szczęście zmienia.

Francuskie przysłowie mówi "avant l'heure c'est pas l'heure, après l'heure c'est plus l'heure" czyli "przed czasem to za wcześnie, po czasie to już za późno". Na spotkania należy przychodzić o czasie. Jeśli przyjdziesz za wcześnie, to zaskoczysz osoby, które być może chciały się pojawić na spotkaniu wcześniej aby coś sobie przećwiczyć albo zaskoczysz informatyka, który podłącza projektor.

Jeśli przyjdziesz spóźniony, to znaczy, że nie szanujesz reszty uczestników spotkania i ich czasu. Proste?

Jeśli przyjdziesz spóźniony to lepiej już nie przychodź wcale. Szczególnie jeśli jesteś managerem i spóźniasz się na spotkanie działu, którym zarządzasz. Szczególnie jeśli robisz to notorycznie.

Współpracownikom okażesz szacunek przychodząc na spotkania dokładnie o czasie.

Nie każ ludziom czekać pod swoim gabinetem

3. Nie każ ludziom czekać pod swoim gabinetem

Oczywiście jeśli masz gabinet. Jeśli nie, podpowiem: chodzi o to, aby ludzi zauważać.

Ktokolwiek pracował kiedyś w korpo doskonale to pamięta - ludzie przestępujący z nogi na nogę pod drzwiami gabinetu managera, executive'a, prezesa. To chyba najbardziej ostentacyjny sposób pokazania współpracownikom braku szacunku.

Dlaczego ten bardzo-ważny-ktoś nie zakomunikuje w swojej firmie, że należy do niego przychodzić tylko w godzinach 10h00 - 12h00 (ale wtedy ma czas wyłącznie dla swoich współpracowników i wyłączony telefon), bo w innych godzinach ma conf calle albo spotkania albo pracę merytoryczną?

Dlaczego Jack Dorsey potrafi zarezerwować sobie dany dzień na pracę na dany temat i spotkania z ludźmi ogarniającymi w firmie ten temat, a Prezes Kowalski nie? Odpowiedź pozostawiam Tobie :) W dodatku Prezes Kowalski chyba książek nie czyta, bo każda sensowna pozycja o organizacji pracy w firmie i osobistej produktywności wspomina Dorsey'a i jego tematyczne dni.

Okażesz szacunek współpracownikom komunikując im jasno kiedy mogą do Ciebie przyjść porozmawiać i mając wtedy dla nich czas.

Osobiście polecam raczej zawsze być do dyspozycji ludzi zamiast wyznaczania dyrektorskich slotów czasowych na wizyty, bo w końcu to chyba żaden problem przyjąć koleżankę, ale po minucie przeprosić ją i wyjaśnić "sorry Asiu, ale za chwilę mam conf calla, dokończmy tę rozmowę za godzinę". Asia nie poczuje się jak pod-człowiek czekający pod gabinetem na łaskę wpuszczenia do środka. Nie poczuje się też olana, bo zostanie przyjęta, wysłuchana i wyjaśnisz jej dlaczego za chwilę musisz zająć się czymś innym.

Jeśli potrzebujesz czasu na spokojną merytoryczną pracę, to i tak nie wykonasz jej przy swoim biurku, gdzie masz rozpraszacze w postaci maila, telefonu i ludzi, którzy mogą do Ciebie przyjść pogadać, więc nawet nie próbuj. Taką pracę należy wykonywać w miejscu, w którym nikt Cię nie znajdzie - np. w sali konferencyjnej, innym gabinecie, kawiarni w okolocy biura (serio, spróbuj: szum i gwar w kawiarni pozwalają lepiej się skupić).

Znajdź czas, aby ludzi wysłuchać

4. Znajdź czas, aby ludzi wysłuchać

I znów mam wrażenie, że polski folwark biznesowy, gdzie szef zespołu ma zawsze tylko 3 sekundy czasu i uwagi dla swojego pracownika, jeszcze długo będzie musiał się wysilać, aby w końcu to zrozumieć.

Jeśli Twój kolega z pracy przychodzi Ci o czymś opowiedzieć - o tym, co go denerwuje lub też porozmawiać o jakimś problemie, który ma do rozwiązania - nie przerywaj, nie okazuj braku cierpliwości. Wysłuchaj zawsze do końca, a potem coś powiedz od siebie albo po prostu potwierdź, że rozumiesz. Wtedy okażesz człowiekowi szacunek.

Nie tłumacz się przed samym sobą, że musiałeś go wyrzucić z pokoju, bo jesteś teraz zajęty - jeśli potrzebujesz spokoju i ciszy, zamknij sie w spokojnym i cichym miejscu, gdzie nikt Cię nie znajdzie. Jeśli siedzisz przy swoim biurku, to ludzie mogą do Ciebie podejść i porozmawiać. Uszanuj to, że wykonali wysiłek i z czymś do Ciebie przyszli. Większości ludzi przychodzi z trudem ubranie swoich przemyśleń i emocji w słowa - doceń to, że wykonali tę pracę i zwrócili się akurat do Ciebie.